4 הזדמנויות לחיזוק חוסן ניהולי במשבר הקורונה

חוסן חברה הוא היכולת להתמודד עם אי וודאות, להתאושש ממשבר ואירועים בלתי צפויים, ולהגיע במהירות לשגרה תחרותית חדשה.

והפעם זהו וירוס זעיר שהתפרץ באופן לא צפוי, התחיל להשתובב וייצר הרס מתפשט. משרד הבריאות מנהל את המשבר באופן שמאתגר את היכולת שלך להיערך ולתכנן צעדים קדימה.

השגרה שלך התערערה, וגם של כל בעלי העניין. לקוחות מבוהלים משנים הרגלי צריכה, ספקים מעכבים שירות וסחורה, עובדים מפסיקים להגיע ומתחרים מתפנים להתארגנות מחודשת. מנהלים עסוקים בהבטחת המשכיות תפעולית ומאבדים יתרונות שהשיגו במאמצים ממושכים.

מי שיכול לעזור הם בעלי עניין שנשארו אתך - מנהלים, עובדים, לקוחות וספקים. הם מכירים מקרוב כל פרט ועניין חיוני, גם כאלו שאתה לא מכיר. אם תהיה מוכן לשנות את הקשר הפורמלי והלא פורמלי בארגון, יפתחו לך הזדמנויות חדשות. תן לעצמך ולהם הזדמנות משותפת לבנות חוסן ולהפתיע בהתאוששות מהירה.

 
הזדמנות 1 

בעלי עניין מקבלים שינויים משמעותיים בהבנה, גם כאלו שעוררו התנגדות בעבר.

אנשים מוכנים להקשיב מחדש, כי כולם תחת אותו איום- סיכון בריאותי לעובדים ומשפחותיהם, לקוחות וספקים.

לכן משתפים פעולה ונשמעים בשקט להוראות והחלטות- לא מתמרדים ולא מאשימים אף מנהל או עובד גם כשמתבטלות הזמנות, מופצות שמועות פיטורין, עובדים בעומס יותר שעות ארוכות, נשלחים לחל"ת או לעבוד מבית.

בתקופת חירום לאנשים יותר קל "לרדת מהעץ" ולוותר על המלחמות שניהלו. האיום שהבהיל אותם פחות רלוונטי מול איום חדש, וסדר העדיפויות משתנה.

 אם לפני המשבר פעלת ברמת אמון ושקיפות גבוהה, ישתפו אתך פעולה יותר מהר ויעזרו לך לבצע שינוי הכרחי. אם התרבות הארגונית הקשתה והעיקה, אנשים יחכו לצעדים בוני אמון מצדך לפני שיעתרו. הקשב להם היטב ותן להם מרחב בטוח לשתף ידע ולעלות פתרונות שיפעלו לטובתך בהמשך.  

חשוב לטפל בגורם בעייתי לעומק דווקא עכשיו, כדי להבריא את המערכת ולאפשר לה להתמודד ולצבור כוח להתאוששות. השינוי יכול לטפל ברמת מנהל, רמת צוות, רמת פרויקט, סנכרון יחידות או ברמה ארגונית מערכתית, כמו מבנה ארגוני ותרבות ארגונית.
אם אין ברירה וזה הדבר הנכון לעשות, אל תוותר ופעל עכשיו.

הזדמנות 2

עובדים צמאים לתקשורת ומוכנים לשתף נתונים למרות פחד מחשיפה

תקשורת ארגונית

תקשורת רציפה מייצרת תחושת בטחון ומרגיעה בהלה וחששות. צור ערוץ קבוע שמזרים מידע באופן רציף ומתוכנן. ספר לעובדים כיצד החברה נערכת ומתמודדת עם הקושי החדש, מה מחייב אותנו לעשות וכיצד הדברים נוגעים לכל אחד ואחד. מה הצעדים שההנהלה שוקלת בהתאם להחמרה או הקלה של המצב. הקם צוות מגוון שמוסיף תוכן חווייתי ומקצועי מעניין ומהנה.

תקשורת אישית באחריות מנהל ישיר

היעד של כל מנהל ישיר הוא להגביר תשומת לב אנושית לכפיפים שלו, לעמיתים ולמנהלו הישיר. הכוונה היא לא לוותר על איכות ומשמעת, ולא לעגל פינות, אלא בדיוק להיפך- חשוב לחדד ולהדק נוהלי בטיחות כשהסיכון גובר בעוד מחשבתו של העובד מוטרדת ונודדת.

הישאר ערני ודרוך, התפנה להגיב מהר לכל פניה וליזום התעניינות בזמנים קבועים במשך היום. 

תן לגיטימציה להרגשה של העובד, כדי שהפניות היזומות שלך יעזרו לו להתמודד עם המשימות שלו טוב יותר, יגרמו לו לתחושת ערך ויעודדו אותו לעזור לעובדים בסביבתו.

פנה אל העובדים שלך באופן רגוע, קשוב וסבלני. התעניין בשלומם וביכולת שלהם להמשיך לעבוד, שאל והנחה אותם באיזה עניינים וקשיים חדשים אתה מבקש שישתפו אותך ומתי, ועדכן אותם לאן ולמי הם יכולים לפנות במקרה צורך.

מותר ורצוי לשתף בחוויה האישית שלך כדי לייצר פתיחות, אך שים לב שלא להעצים אותה יתר על המידה כדי שלא תאפיל על חוויה שהעובד מוכן לשתף בה, ולא להכביד דאגה מיותרת.

בקש מהעובדים לקחת אחריות אישית- לגלות הבנה, לשמור על תקשורת רציפה עם עובדים בצוות ולדווח על כל התנהגות חריגה שמעידה על מצב אישי מדאיג.

שים לב, הקשב היטב גם לעצמך!

בסמכותך ובאחריות אישית שלך לדאוג לבריאותך הגופנית והנפשית. כשאתה חרד, חסר סבלנות, לחוץ, עייף או מותש באופן שמשפיע על קבלת ההחלטות שלך- עליך לעדכן את מנהלך הישיר, אחד מעמיתיך או עובדיך, ולהתפנות למנוחה או טיפול מידי, לפני שתגיע למצב שיסכן אותך ויגרום לסיכון המערכת כולה. אם אתה מרגיש שאינך מסוגל לבקש עזרה בזמן, בקש מבן זוג, עמית או חבר להקשיב ולהתריע עבורך.

מהמנכ"ל ועד מנהל צוות, כל עובד צופה אל המנהל שלו ולאופן בו הוא תומך, מנחה, מקשיב ומבין. מנהל ישיר מהווה מודל לחיקוי. תדרך והנחה מנהלים ועמיתים בכל הרמות כיצד לפעול ולהגיב.

צופף שיחות משוב אישיות ושיחות צוות גם מרחוק.

הזדמנות 3 

עובדים רוצים לעזור ומחפשים הזדמנויות להתגייס ולתרום למאמץ

עובדים שלוקחים אחריות מייצרים לעצמם וסביבתם תחושת ערך אישית גבוהה, גאווה ארגונית ותחושת שייכות משמעותית, ערכים שמעניקים כוח עכשיו, שיישאר עוד זמן רב לאחר ההתאוששות.

הזמן את העובדים להתגייס לצוותים שישתפו עובדים בחשיבה, רעיונות ופתרונות יצירתיים לייעול עבודה מהבית, חלוקה למשמרות בצוותים קטנים, שינוי מערך היסעים, או חיזוק קשרים עם לקוחות שנאלצו לסגור ולהתפזר.

בצוותים יהיו חברי הנהלה, במנהלים ועובדים מיחידות שונות בארגון, שיעלו קשת של דעות ונקודות לטיפול. כל צוות יבחן את המשמעות הרחבה של צעדים שעלו על הפרק מול תסריטים שונים.

זה הזמן לתרגל ולאמן צוותים אורגניים או מטריציונים בהתמודדות מאתגרת עם תרחישי אמת שהמציאות החדשה מספקת ומעוררת דמיון- הזמן אותם להפעיל יצירתיות וליזום נתיבי שינוי וחדשנות, גם כשהמפגשים מתקיימים במתכונת מפגש מרחוק.

דוגמה לדיון וטיפול בצוותים:

• איך עובדים מהבית יכולים לחזק קשרים עם לקוחות וספקים שנאלצו להפסיק לעבוד.

• איך לסנכרן עבודה מהבית עם יחידות שנשארות בארגון בלי ליצור "מעמדות" בין עובדים.

• איך לעזור לעובד מהבית שחווה בדידות, הסחות דעת, טשטוש גבולות בין בית ומשפחה.

• איך ומי יהיה פנוי וזמין לסייע לעובדים בחל"ת שנתקלים בקושי אישי או משפחתי.

הזדמנות 4 

עובדים רוצים סיוע והנחיות בזמן מצוקה, ומספקים לך מידע קריטי לשליטה בזמן אמת

הפעל מוקד שליטה ארגוני שקולט פניות ועומד לרשות כלל עובדי החברה בארץ ובחו"ל 24/7 בכל תקופת המשבר. עובדי החברה מאיישים את המוקד ונותנים מענה אנושי מעדכן, מנחה ומפנה, כולל הפנייה למערך מקצועי של תמיכה במנהלים (helping the helpers). המוקד מחזק קשב ומחויבות לעובדים, מספק נתונים לשליטה בניהול אירוע ומאפשר להגיב נכון בזמן אמת.

רוצים שנעזור לכם ליישם?

השירותים שלנו:

1. סדנה להנהלה, כלים וייעוץ לניהול בתקופות משבר.
2. התייעלות בתקופת משבר, שינוי מבנה ארגוני ותרבות ארגונית.
3. מערך ארגוני לפיתוח חוסן נפשי והתמודדות עם שחיקה.
4. ניהול סיכונים ומוכנות לחירום- נוהל ארגוני, הגדרות תפקידים, סימולציות ותרגול תרחישים.
5. הקמת מוקד חירום ארגוני המופעל בתקופות משבר ואסון. נוהל מוקד, הכשרת עובדים, תרגול תרחישים.

פנו אלינו להתייעצות ראשונית חינם  agada@agada.co.il

מויש אבן ניר, מנכ"ל אגדה אסטרטגיה

יועץ ארגוני מומחה לניהול משברים ארגוניים.

ההמלצות הן חלק ממודל אגדה לניהול משברים, מערך פשוט שמיושם במהירות בחברות עסקיות וארגונים מצילי חיים.

צור קשר עם מויש

052-2828021 

agada@agada.co.il